企業組織内で分業を行うことのメリットと分業が成立するための条件を、電化製品を製造・販売している会社を例に考えて見よう。こうした企業では、社員全員が製品を製造しているわけではなく、また、家電量販店で販売をしているわけでもない。製品の品質管理を行っている人や原価管理を専門とする人、製品の販売先を開拓している営業担当者など、製品の製造・販売にかかわる仕事をしている人がいるだけでなく、社員の給与計算や外部への支払いを担当している人などもいて、最終的に会社としての利益獲得に貢献している。
組織が協働システムであるため、それぞれのメンバーの役割が明確になっていることはとても重要なことである。自分の組織において何をすべきか、組織にどのように貢献すべきかを明らかにすることによって初めて協働が実効性のあるものになるわけである。そのため、どの職務を誰が担当するか、何人で担当するか、複数の担当者がいる場合は最終責任者を誰が担当するかなどを決めることは、組織として目標達成のため協働するうえで重要な決定事項となる。
組織の規模が小さいときには、一人の人間が経理を担当しながら製造や営業を手伝うことも可能であるが、組織の規模が大きくなり多くの人が働くようになると、分業は必要不可欠なものになる。組織において分業することのメリットは、「効率性の向上」「専門性の向上」の２点にある。
① 効率性の向上
分業することによってある特定の業務を専門的に担当することにより、時間の経過と共に業務に習熟し、仕事の結果を早く出すことができるようになる。例えば、ベテランの営業社員であれば、商談の場で顧客のニーズはどのようなものか、どのような条件を満たせば購入に至るかを熟知しているため、短時間のうちに結論を導き出すことができる。
② 専門性の向上
時間の経過に伴って担当業務に関する知識が蓄積されるため、専門性が高まる。担当業務を進めるうえで工夫したことが業務知識として蓄積されるだけでなく、問題発生時に相談すべきかどうか組織的ノウハウも身につけることができる。
それでは、組織において分業が成り立つためには、どのような基本条件が満たされる必要があるのだろうか。その条件は、「業務が手順通りに遂行されること」と「責任範囲や指揮命令系統を明らかにすること」の２つである。
(1) 業務が手順通りに遂行されること
これは言い換えるならば、「担当業務が合理的に遂行される」という期待が満たされていることと言い換えることができる。例えば、製造の現場であれば、部品の組み立てや検品の手順は定式化されており、定型化された手順に従って仕事を進めることが求められている。手順通りに製造がなされていないのであれば、求められる品質を満たすことができず、企業としての信頼を維持することができなくなる。製造現場に限らず、それぞれの業務担当者が担当職務独自の論理に従って仕事を進めていくことが、事業を円滑に運営するうえで必要になる。
(2) 責任範囲や指揮命令系統を明らかにすること
組織の分業が進むと、職務間の関連性が希薄になり、時として利害が対立する可能性がある。例えば、突然の顧客からのクレームに対応するために、大量の部品を交換しなければならなくなったようなケースを考えてもみよう。担当者が経理担当者に対し、緊急に出金依頼をしたとしても、経理側の出金ルールに従って判断して、出金できないと断ることもある。販売担当者側は顧客中心の論理を優先し、経理担当者は経理の論理を優先することにより、うまく調整がつかないのである。
このような場合には、最終的には対立した両者の共通の上司が判断することにより解決することになる。このように分業を前提に組織構造を検討する場合には、誰が人に対して責任を取るかという点（責任範囲）と、上司部下の関係（指揮命令系統）を明確にしておくことが重要である。責任範囲と指揮命令系統が明確になっていれば、一見相いれない要望や指示を受けた際にも、適切な人物に相談して指示を仰ぐことによって、組織にとって望ましい行動をとることができるようになる。
組織では通常、指揮命令系統が公式に決められている。そのため、担当職務で何か問題が発生した場合には、まず直属の上司に相談し、それでも解決できない場合は、さらにその上の上司へ相談するという形で問題の解決を図っていくことになる。このように、組織は分業を前提として、様々な専門性を持った担当者が集まって業務を進める。組織において分業が成立して機能するためには、各担当者が手順に従って業務を行うことや責任範囲・指揮命令系統の明確化が求められる。このように分業して業務を行うことにより、企業組織は業務を効率的に進め、担当者は専門性を高めるのである。